Kako učinkovito upravljati prekovremenim radnim vremenom

Ne prekovremeni rad ne samo da je jedan od najvećih tekućih troškova za većinu tvrtki, ali ispravno ili netočno upravljanje prekovremeni rad može značiti razliku između skupih tužbi, niskog morala i ranjivosti na promjene u prekovremenim propisima.

Tijekom posljednjih godina teških gospodarskih vremena mnogi su zaposlenici željni dokazivanja kao teški radnici koji se ne žale da rade malo više vremena - bez nužnog uključivanja nekih ili svih na svoje vrijeme.

Mnogi poslodavci su tacitno, ili čak eksplicitno, podržali ovaj stav. Ashley Dinsdale, kupac za Macyja, koji radi 50 + sati tjedno, kaže: "Otpuštanja su se dogodila u mom prethodnom poslodavcu. Sad dolazim rano i šaljem e-poštu kako bi znali da sam tamo. "

Mislite proaktivno

Iako je prekovremeni rad često prepuno troškova i zamki, to ne mora biti tako. Proaktivno upravljanje prekovremenim radnim vremenom vaših zaposlenika, izbjegavanje iznenađenja i priprema za budućnost može smanjiti troškove, zaštititi vašu tvrtku od pravnih poslova i poboljšati moralno poslovanje tvrtke.

Sljedeća četiri stručna savjeta mogu osvijetliti neke od problema s prekovremenim radom i pomoći vam izbjeći velike zamke i iznenađenja kada je u pitanju upravljanje potencijalnim problemima.

1. Pratite vrijeme zaposlenika. Prosječni američki radnik, prema uredu za statistiku rada, radi nešto više od četiri sata prekovremenog rada tjedno. To je 208 sati godišnje. Procjenjujući prosječnu plaću od 21 dolara po satu, vrijeme i pola plaće, ukupni iznos iznosi 6.552 dolara po zaposleniku, godišnje. S osobljem od 20 zaposlenika, to je 131.040 dolara samo u prekovremenim troškovima.

Što možete učiniti kako biste izbjegli iznenađenja kada je u pitanju prekovremeni rad? Jedan od najvećih raspoloživih resursa je praćenje mobilnog vremena koje uključuje upozorenja za informiranje zaposlenika i menadžera kada prekovremeni pragovi prolaze. Praćenje zaposlenika vrijeme također omogućuje menadžerima i vlasnicima tvrtki da biste vidjeli i adresu obrazaca širom tvrtke, a na razini pojedinca zaposlenika kada je u pitanju prekovremeni rad. Je li jedan zaposlenik svakog tjedna dosljedno zarobljavao prekovremeni sat?

Da li prekovremeni rad proizlazi iz nestašice osoblja, velikih opterećenja projekta ili zaposlenika koji ima dodatno vrijeme na svojim rukama i želi dodatnu plaću? S velikim prikazom vremena provedenog i načina na koji je dodijeljen različitim projektima, menadžeri mogu donositi informirane odluke vezane uz resurse i prekovremeni rad.

Nemojte se sramiti od sati praćenja samo za zaposlenike po satu. Znati točno koliko sati svi pridonose je ključno za pametne izbore i rukovanje potencijalnim nadolazećim federalnim prekovremenim promjenama regulacije.

Praćenje vremena također sprječava zaokruživanje timesheeta, što se obično događa dovoljno nedužno, ali obično pada u korist zaposlenika. American Payroll Association procjenjuje 10 minuta zaokruživanja po smjeni po zaposleniku. Pobrinite se da odabrani sustav pomaže u usklađivanju s DCAA i DOL-om kako biste se zaštitili jednostavnim zapisima u slučaju državnih revizija ili radnih sporova.

2. Pripazite na klasifikaciju zaposlenika. Trebali biste biti svjesni da ako je vaš zaposlenik plaćen, ali čini manje od 23.660 dolara godišnje, još uvijek morate platiti prekovremeni rad i da je ovaj prag na rubu oštrog porasta. Da ne spominjem, klasificiranje zaposlenika kao oslobođenih plaća ispod 23.660 dolara godišnje ili na položaju koji ne ispunjava uvjete za izuzeće, jednostavno ne bi trebao platiti prekovremeni rad, nije zdrava strategija. Značajan dio radnih tužbi koji su u porastu od 2004. godine proizlaze iz pogrešne klasifikacije i naknade za povrat plaća zbog prekovremenog rada za dodatne radne sati bez plaćanja.

U svrhu osude, sudovima nije važno jeste li namjerno pogrešno kategorizirali ili nevino pogrešno klasificirali zaposlenike; to je vaš posao kao poslodavac kako bi se osiguralo da je klasifikacija točna za vaše zaposlenike, a ne manipulirati u pokušaju smanjenja troškova. Kazne za pogrešnu klasifikaciju uključuju do dvije godine povratnih plaćanja za prekovremeni rad, a ako smatrate da ste namjerno pogrešno klasificirali zaposlenika, morat ćete platiti tri godine.

Da bi se osiguralo da vaše klasifikacije dožive, redovito procjenjujte dužnosti vaših zaposlenika i odnos prema tvrtki te se savjetujte s odvjetnikom u sivim područjima. Moglo bi se malo pomalo platiti zakonsku naknadu, ali to je sitni potez u usporedbi s mogućim posljedicama.

3. Komunicirajte očekivanja. Jedan od najboljih načina da se preuze na prekovremeni rad je poboljšati komunikaciju oko teme. Očekujte jasno zaposlenicima, izričito osposobljavajte menadžere i zaposlenike na očekivanjima, i pričekajte u svakom zaposleniku navike ne zabilježite prekovremeni rad "iz dobrote njihovih srca".

Može postojati mnogo neizgovorenih pravila o tome kada zapisivati ​​rad za zaposlenike po satu, a što ih menadžeri ili vlasnici poslovnih subjekata ostvaruju, ali rad bez plaće i dalje je temelj zakonske radnje, čak i ako je odobrenje prešutno. Bez obzira na to koliko je dobro srce vašeg zaposlenika, rad bez plaće na kraju se jede moralu i transparentnosti unutar tvrtke.

Posebno je važno razjasniti vaša očekivanja oko tehnologije. Provjera e-pošte i očekivanja zaposlenika da reagiraju izvan radnog vremena mogu se činiti nedirnutima, ali minuta se zbraja. Mnoge tvrtke očekuju da će zaposlenici biti na raspolaganju za vrijeme izvan radnog vremena za e-mail komunikaciju, ali to je podržano na sudu kao posao.Možda ćete biti iznenađeni kada utvrdite koliko "sati" vaši zaposlenici zapravo bilježe izvan radnog vremena na ovom jedinom zadatku.

Katharine C. Giovanni, predsjednica Triangle Concierge kaže: "Svatko pokušava stisnuti 36 sati u 24-satni dan. Dno crta, tehnologija ne pomaže jer možete preuzeti svoj ured s vama, stoga radimo cijelo vrijeme. "Pojasnite vaša očekivanja vezana uz e-poštu, a zatim svakako držite svima, upraviteljima i zaposlenicima standardima koje postavite.

4. Naglašavajte križni trening. U nekim tvrtkama, prekovremeni troškovi brzo se zbroju za pojedine pojedince jednostavno zato što nitko drugi ne može obavljati svoj posao. Ne preuzimaju se samo prekovremeni radovi, već se usporava uska grla, a propusnost nekih zaposlenika završava maxed dok su drugi kraj nedovoljno iskorišteni.

Naglašavajte koliko je moguće trenirati križanje kako biste raširili teret i omogućili različitim zaposlenicima da uskoče s projektima, jer se povećava opterećenje ili nastaju izvanredne situacije. Učinkovita prekogranična obuka također može poboljšati moral, osnažiti više članova osoblja da doprinesu ključnim projektima i olakšavajući dio tereta koji se stavlja na druge članove osoblja.

Cross trening također vam omogućuje da budete fleksibilniji s raspoređivanjem. Prečesto su tvrtke prisiljene rasporediti oko pojedinaca s specijaliziranim znanjima na štetu značajnog prekovremenog rada. Premda nije moguće, ili idealno, za unakrsno vlak na svim dužnostima ili skupovima vještina, utvrđivanje dužnosti koje se lako može naučiti od strane nekoliko zaposlenika može drastično smanjiti prekovremeni rad, a istovremeno povećati produktivnost i učinkovitost.

Legalna radnja

Zaposlenici koji se brinu o svom poslu ili izvedbi, možda bi željeli prijaviti se sati bez naplate vremena. Međutim, tvrtke ne bi trebale vidjeti ovu vrstu ponašanja kao dobru stvar. Blokiranje ili poticanje takvog ponašanja na prednjem dijelu može kasnije imati katastrofalne financijske posljedice ako bi isti isti zaposlenik odlučio poduzeti pravne radnje zbog pogrešne klasifikacije ili radnog vremena bez plaćanja.

Prema Nacionalnoj odvjetničkoj komori za zapošljavanje, sporovi o radu i nadnicama porastao su od 77% od 2004. godine, a ne slučajno, 2004 je posljednji put DOL revidirao zakon o fer radnim standardima. Uz kontinuiranu raspravu o promjenama u prekovremeni rad, vlasnici tvrtki mogu očekivati ​​da će vidjeti više valova radnih i spornih nagodbi.

Samo u 2014. godini Ministarstvo rada naložilo je tvrtkama širom zemlje da plati gotovo 241 milijun dolara plaće zbog pogrešne klasifikacije zaposlenika kao pokušaja izbjegavanja prekovremenih plaća, tražeći ili potiče zaposlenike da rade više od 40 sati tjedno bez plaće ili potičući zaposlenici koji će odgovarati na e-poštu, tekstove i telefonske pozive izvan radnog vremena bez plaće. Od zaposlenika EMS-a u Charlestonu do zdravstvenih djelatnika u Santa Barbari i menadžerima u trgovinama sportskim predmetima, nove su se parnice svakodnevno pojavljivale.

O Amy Baileyu

Amy nadgleda sve financije, ljudske resurse i izgradnju operacija na TSheets. Ona je ponosni Idaho Vandal koji je proveo osam godina u javnom računovodstvu s tvrtkom Coopers & Lybrand i više od 20 godina s javnim i privatnim tvrtkama visoke tehnologije kao što su Extended Systems, ProClarity, Microsoft i Silverback. Ona ima dvoje djece i živi sa svojim mužem i engleskim mastifom po imenu Scout.