Kako napisati i slati profesionalne poruke e-pošte

Kadgod šaljete profesionalne poruke e-pošte, važno je provjeriti je li poruka savršena. Ne želite iskoristiti priliku tako što ćete napraviti bilo kakve greške - bilo kako šaljete poruke e-pošte ili kako ih pratite. Pročitajte kako biste naučili kako pisati i poslati vrhunske profesionalne poruke e-pošte.

Zašto biste željeli poslati profesionalnu e-poštu? Postoji nekoliko razloga. Možete poslati svoje pismo šaljete potencijalnom poslodavcu, hvala vam pismo kolegi koji je pristao biti referenca, pismo ostavke vašem trenutnom šefu ili zahtjev za pismo preporuke.

Možda imate i druge razloge za slanje ne-osobnih poruka e-pošte, a u stvari, dobro je provjeriti je li sve vaše e-pošte organizirano i profesionalno.

Evo što možete uključiti u svoje poruke, što ne sadržavati i kako zatvoriti, potpisati i slati poruke e-pošte.

Smjernice za profesionalnu e-poštu

Pregledajte ove korake da biste napisali kvalitetnu profesionalnu e-poštu, a primatelju ćete uvijek imati velik dojam:

• Predmet: Predmet trebao bi sažeto prenijeti vašu svrhu pisanja. Vaš predmet može biti jednostavan kao "Hvala" ili "Zahtjev za preporukom".
• Pozdrav: Čak i ako pišete vrlo kratku e-poštu, uključite pozdrav. Ako znate ime osobe, uključite ga. Ako niste na prvom mjestu s osobom, nazovite ih svojim naslovom.
• dužina: Čuvajte svoju e-poruku što je moguće sažeto. Ljudi imaju tendenciju dotjerivanja dugih poruka e-pošte, stoga uključite samo bitne informacije.
• Stil fonta: Izbjegavajte ukrašene, razigrane ili obojene fontove; to samo odvraćaju primatelja od vaše stvarne poruke. Izbjegavajte prekoračenje podebljano i kurzivom, što čini e-mail izgleda pretrpan. Nemojte pisati ni u svim velikim slovima; to se događa kao ljutiti ili pretjerano u e-poruci.

• Emoticons:Nemojte uključivati ​​emotikone u profesionalnu e-poštu; spremite ih za osobnu korespondenciju.
• Pravopis i gramatika: Samo zato što pišete e-poštu ne znači da biste trebali biti nepristojni o pravopisu i gramatici. Pažljivo uredite e-poštu prije slanja. Poruka bez pogreške govori primatelju da vaša poruka e-pošte treba ozbiljno shvatiti.
• zatvaranje:Odjavite se kratkim brojem "Hvala", "najboljem" ili nekom drugom jednostavnom otpremi, a zatim vaše ime. Većina računa e-pošte omogućuju ugradnju potpisa s vašim imenom, naslovom i kontaktnim podacima u svaku e-poruku. To je sjajan način da svaki dopisivanje bude profesionalnije.

Dodatni savjeti

Nakon što napišete svoju e-poštu, prijeđite sve ove korake prije nego što kliknete gumb "pošalji":

• Provjerite je li poruka završena:Dvaput provjerite da li je ispunjen Subject line e-pošte, uključili ste potpis, šaljete poruku pravoj osobi za kontakt i popunili ste Skrivena kopija polje za slanje kopije, tako da imate zapis o e-poruci.
• Potvrdite svoju poruku e-pošte:Prije nego što pogodite poslati, također provjerite jeste li provjerili pravopis i provjerili gramatiku i kapitalizaciju. Oni su jednako važni u korespondenciji za traženje posla e-pošte kao što su oni u papirnatom pismu.
• Pošalji poruku e-pošte s testom:Prije nego što pošaljete svoju e-poštu, najprije pošaljite poruku da biste provjerili funkcionira li oblikovanje i da ništa ne izgleda izvan mjesta. Ako sve izgleda dobro, idite naprijed i pošaljite poruku e-pošte tvrtki ili osobi kojoj se obratite.
• Slanje kopije poruke e-pošte:Koristiti Skrivena kopija polje za slanje kopije poruke e-pošte, tako da imate zapis o tome kada ste poslali poruku i kome ste ga poslali. Te informacije možete pronaći iu poslanoj mapi.
• Pošaljite svoje kopije:Uz mnoge programe e-pošte možete poslati mape kako biste lakše pronašli važne prošle e-poruke. Postavite mapu za sve vaše e-poruke za traženje posla i prenesite kopije poruke e-pošte koju šaljete u svoju mapu za traženje posla.

Redovito provjeravajte e-poštu

Vrijeme je bitno kada tražite posao, stoga je važno redovito i često provjeravati e-poštu, tako da ne propustite nikakve važne prilike. U najmanju ruku provjerite e-poštu ujutro i tijekom ranog poslijepodneva pa ćete imati vremena da odmah odgovorite na poruke koje primite.

Ovih dana, imaju smartphone može olakšati provjeru e-pošte gdje god idete i kad god želite - više ne lebdi nad vašim računalom. Zapravo, možete primati obavijesti za nove poruke e-pošte, tako da ih možete čitati čim stignu u pristiglu poštu.