Kako uštedjeti vrijeme na odlaznim pozivima

Telefonsko upravljanje vremenom je važno jer je telefon i dalje glavni komunikacijski alat za većinu malih poduzeća. No, mnogo vremena koje tvrtke troše koristeći telefon je gubitak vremena. Umjesto da komuniciramo s ljudima s kojima želimo komunicirati prilikom odlaznog poziva, odbacujemo vrijeme kada razgovaramo s drugim ljudima ili strojevima, igramo beskrajne krugove telefonske oznake.

Ali što ako bismo mogli samo nazvati i razgovarati s ljudima s kojima smo htjeli razgovarati, reći ono što smo htjeli reći i krenuti dalje? Zamislite koliko smo produktivniji i koliko vremena moramo učiniti druge stvari.

Pa, možemo - i sve što treba je malo priprema unaprijed.

Upravljanje vremenom Telefon Savjeti za odlazne pozive

• Bez obzira jesu li dobavljači, redoviti klijenti ili izvođači radova, mnogi od nas često pozivaju iste ljude. Zadržite svoje podatke za kontakt ažuriranima s pojedinostima koji štedi vrijeme, tako da ne gubite vrijeme pokušavajući doseći korisnike koji nisu dostupni.
  • Na primjer, ako znate da određena osoba koju želite dosegnuti traži ručak od 1 do 2 h. svaki dan, zašto gubiti vrijeme pokušavajući je zvati za to vrijeme?
• Programirajte brojeve onih koje redovito zovete u svoj telefon. Zapanjeni su ljudi koji to ne čine, jer vrijeme koje spasite kada ne gledate brojeve i njihovo probijanje jednako je nevjerojatno.
• Planirajte svoje odlazne pozive. Prije nego nazovete, zabilježite glavni cilj poziva i ključne točke koje želite pokriti. To će vam pomoći da se pridržavate točke kad ste na telefonu i osigurajte da pokrijete sve što želite pokriti, štedi vrijeme tijekom poziva i izbjegavajući ponovni poziv jer ste nešto zaboravili.
• Ako zovete nekoga tko je unesen u bazu podataka kontakata, imate sve informacije o osobi koju pozivate ispred vas kada nazovete. Bilo da koristite stolno računalo, mobilni uređaj ili Rolodex, ovo je sjajna pomoć za pamćenje tijekom poziva. Osim toga, ako ne morate tražiti nešto kao što je ime supruge klijenta, imat ćete mogućnost bilježenja tijekom poziva, čime ćete uštedjeti još više vremena.

• Naravno, ako želite zabilježiti tijekom poziva (ili raditi bilo što drugo dok govorite telefonom), dobar spikerfon ili slušalice su neophodni. Oslobađanje ruku može osloboditi dosta vremena.
• Ako dođete do nečije automatske sekretarice ili govorne pošte, ostavite cijelu poruku koja dvaput daje vaš telefonski broj i navodi razlog zbog kojeg zovete, Na primjer, "Ovo je Susan Ward na (telefonski broj). Pozivam da razgovaramo o procjeni vašeg projekta. Popodne moţete doći do telefonskog broja."
  • Navođenje broja dvaput daje primatelju poruke puno veću šansu za to da se dobije ispravno i da je zapisano bez reprodukcije poruke.
• Nemojte prepustiti telefonsku prisilu, Kada pokušavate doći do nekoga i niste, primamljivo je nazvati - možda svakih pola sata! No, ako ste pustili pravilnu poruku, nema potrebe trošiti vrijeme ostavljajući ponovljene poruke (i popunjavajući osobnu telefonsku sekretaricu ili govornu poštu). Dajte osobi s kojom zovete razumnu količinu vremena za poziv, npr. Do sljedećeg radnog dana.
• Raspored telefonskih poziva i sve ih zajedno u jednom trenutku, ako je moguće. Većina od nas nije tako dobra u multitaskingu i gubi veliku produktivnost kada se krećemo naprijed-nazad iz jednog zadatka u drugi. Dakle, ako imate desetak poziva za određeni dan, to je učinkovitije učiniti ih sve za jedan sat nego napraviti jedan ili dva, a zatim napraviti još tri poziva sat kasnije, a još dva 45 minuta nakon toga.
• Rezervirajte odlazne telefonske pozive, ako je moguće. Ako to ne bude brz poziv, kada najprije pozovete nekoga, upoznajte se, recite joj zašto zovete, a zatim je pitajte je li pogodno vrijeme za razgovor ili ako bi voljela rezervirati vrijeme za raspravu o tome , Onda dogovorite da ćete je nazvati u to vrijeme. To vam ne može samo uštedjeti vrijeme na licu mjesta, ali uštedjeti vrijeme kada nazovete osobu jer ćete biti spremni raspravljati o pitanju na kojem ste se izvorno zvali.
• Ako je to uopće moguće, izvršite svoje odlazne telefonske pozive u "prime time". Istraživanja su pokazala da se u ranim jutarnjim satima više ljudi nalazi u svojim uredima i može se stići između 8 i 11 sati ujutro.