Abeceda pisma potvrde o donaciji

Dva su koraka zahvaliti donatoru. Prvi se odnosi na uspostavljanje dobrog odnosa sa svakim donatorom, a drugi korak ima vrlo pravnu svrhu.

Prvo, trebate toplo hvala vam pismo, ali također morate uključiti pravno potrebne informacije kako bi donatori mogli dokumentirati da su dali porezne olakšice donacije vašoj dobrotvornoj organizaciji.

IRS zahtijeva javne dobrotvorne organizacije (također poznate kao 501 (c) (3) organizacije) da pošalju formalno pismo za potvrdu za svaku donaciju od više od 250 USD. Davatelj može upotrijebiti ovo pismo kao dokaz svoje donacije i tražiti odbitak od poreza. Većina dobrotvornih društava šalju priznanje za sve donacije, čak i male.

Oba cilja, zahvaljujući donatoru i zadovoljavanju zakonskih zahtjeva, mogu se postići u isto vrijeme ili odvojeno. Većina dobrotvornih društava uspijeva postići oba zahtjeva u jednom pismu.

Kada trebate priznati donaciju za porezne svrhe

IRS kaže da priznanje mora biti "u pisanom obliku, u trenutku traženja ili kada je isplata zaprimljena i na način koji će doći do pažnje donatora" (vidi IRS objavu 1771)

Potvrda o donaciji mora se dogoditi najkasnije do 31. siječnja^st godine nakon darivanja. Međutim, najbolja praksa sugerira da dobrotvorne ustanove trebaju poslati priznanje što je prije moguće nakon što je dar primljen.

Također, većina dobrotvornih društava šalje sažetak doprinosa donatora za prethodnu godinu do kraja siječnja. U doba višekanalnih žalbi za prikupljanje sredstava i donacija, slanje tog kraja godine sažetak poštom (bez obzira je li originalna donacija došla fizičkim čekom ili putem interneta), osigurava da je vaša organizacija adekvatno obavijestila donatora.

Možete li poslati taj konačni sažetak davatelja doprinosa za prethodnu godinu putem e-pošte? Da. Ne postoji zakonski propis za obrazac koji mora poduzeti bilo koje pismo potvrde. Na primjer, to bi mogla biti razglednica, e-adresa ili fizičko pismo.

Međutim, po mom mišljenju, najbolje je da taj zaključak na kraju godine napravi fizičko pismo poštom. Poruka e-pošte možda se neće primijetiti u prepunom poštanskom sandučiću ili čak završiti u mapi neželjene pošte donatora.

Ono što morate uključiti u priznanje

• Naziv vaše organizacije
• Izjava koja kaže da ste organizacija oslobođena od plaćanja poreza od 501c3
• Datum primitka donacije
• Iznos novčanog doprinosa (gotovinski čekovi, kreditna kartica i odbitak na plaću)
• Opis (ali ne i vrijednost) nekvalitetnog doprinosa. Donator procjenjuje vrijednost ne-gotovinskih doprinosa kada ih izvješćuje IRS na njegovu poreznu prijavu.
• Izjava da organizacija nije dala robu ili usluge, ako je primjenjivo
• Opis i dobronamjerna procjena vrijednosti dobara ili usluga, ako ih ima, koje je organizacija dobila u zamjenu za doprinos. Primjer bi mogao biti večera na kojoj se dio novca plaća za obrok, a ostatak donacija.
• Izjava da roba ili usluge, ako ih ima, koje je organizacija dala u zamjenu za doprinos, sastojala se isključivo od nematerijalne pogodnosti ako je primjenjivo. Primjer bi mogao biti mali dar vrijedan manje od 75 dolara, kao što je vrećica s torbicom ili torbu s logotipom organizacije.

Što će se dogoditi ako moja organizacija ne pruži odgovarajuću potvrdu?

IRS je odbio porezne olakšice donatorima koji ne mogu ponuditi odgovarajuće priznanje za svoje donacije dobrotvornoj organizaciji.

"Kronika filantropije" o tome izvijestila u svom članku, IRS Crackdown stavlja fokus na darove. U jednom slučaju, presuda ovisi o priznanju da nije dovoljno pravovremena i da nema potrebnog jezika.

SAVJET:Izradite svoj jezik za potvrdu i procijenite ga odvjetnikom koji se specijalizirao za neprofitne poslove. Zatim upotrijebite isti jezik dosljedno.

Neki primjeri:

Nema razloga da vaša organizacija ne može pružiti tople hvala što će potaknuti vaše donatore da vam ponovno daju i ispuniti vašu obvezu pružanja priznatog priznanja darovnice IRS-a.

Iako bi jezik priznanja trebao odgovarati svakoj ljubavi, ovdje su dva primjera izjava koja udovoljavaju svim zahtjevima. Prvi je došao na kraju pisane pismene poslane poštom; drugi je dio e-pošte hvala vam.

1. "Kao ljubav prema 501c3, porezni zakoni zahtijevaju da vas obavijestimo da je ovo pismo službeno priznanje vašeg dara. Također, moramo potvrditi da niste dobili robu ili usluge uzimajući u obzir ovaj doprinos; iznos vašeg dara je odbitan od poreza. Hvala! " 2. "Partneri u zdravstvu, 501 (c) (3) neprofitna organizacija, nisu vam pružili nikakvu robu ili usluge u cijelosti ili djelomično u obzir za dobrovoljni novčani doprinos. porezna olakšica ovog poklona u SAD-u, molimo vas da zadržite ovo pismo za potvrđivanje vaših datoteka. Partneri u zdravstvenom EIN broju je xxxxx. "

Oba ova primjera rade na novčanim donacijama. Ali što ako donacija nije gotovina, već neka vrsta imovine ili fizičke robe? U tom slučaju koristite jezik sličan ovom primjeru:

"Zahvaljujemo na vašem doprinosu jednom korištenom hladnjaku i jednom upotrijebljenom štednjaku koji je [naziv neprofitne organizacije], 501 (c) (3) neprofitne organizacije, primio na [Datum]. U zamjenu za vaš doprinos nisu pružene robe ili usluge. "

Resursi:

IRS publikacija 1771

GrantSpace bazu znanja

Nacionalno vijeće neprofitnih organizacija