Važnost dokumentacije u ljudskim resursima

Dokumentacija je pisana i zadržala zapisnik o događajima o zapošljavanju. Dokumentacija se sastoji od vladinih i zakonski propisanih elemenata, dokumenata koji se zahtijevaju u skladu s politikom i praksom tvrtke, dokumentima predloženim najboljim praksama o ljudskim resursima, te formalnim i neformalnim zapisima o zapošljavanju.

Dokumentacija o zapisu o zapošljavanju

Dokumentacija je pisani zapis o radnjama zaposlenika, raspravama, incidentima treniranju, svjedočenju kršenja pravila, disciplinskim akcijama, pozitivnim doprinosima, nagradi i priznanju, istragama, neispunjavanju zahtjeva i ciljeva, ocjeni izvedbe i još mnogo toga.

Dokumentacija omogućuje poslodavcu ili zaposleniku da sačuva pisani zapis o događajima i raspravama koje se događaju oko određenog događaja. Dokumentacija o radnom odnosu daje pisani zapis koji može biti potreban za podupiranje takvih radnji kao što su promicanje zaposlenika, plaće zaposlenika i disciplinske mjere, uključujući prestanak radnog odnosa.

Dokumentacija o zaposlenicima uglavnom je pozitivna i negativna, kada je to potrebno. To je činjenično i ne osuđujuće. Ono opisuje događaje koji se ne pojavljuju, a ne gledateljska mišljenja i misli o događaju. Dokumentacija također opisuje radnje koje su poduzete u značajnim slučajevima, primjerice kada pružate formalno priznanje zaposlenika ili poduzimate stegovne radnje.

Imajte na umu da morate stvoriti dokumentaciju što bliže kada se incident pojavi što je više moguće kako bi dokumentacija bila pravodobna, detaljna i točna.

U pravnom postupku, dokumentacija o prošlom radu zaposlenika često je ključna za ishod koji poslodavac doživljava od događaja. Izvršavanje dobre slike radnika zaposlenika, a da se isključivo ne usredotočuje na negativna događanja, cilj je.

Vrste dokumentacije

Pravila, postupci, priručnik zaposlenika i planovi razvoja izvedbe također su oblici dokumentacije koji bilježe očekivani ponašanje zaposlenika i zahtjeve radnog mjesta kako bi održali uredno i pošteno radno mjesto u kojem zaposlenici znaju što se od njih očekuje.

Dokumentacija je također pisani zapis izjava optuženika, optužitelja i svjedoka na neprijateljske događaje na radnom mjestu koji uključuju ponašanje zaposlenika kao što je seksualno uznemiravanje.

Dokumentacija može biti formalna i zadržana u osobnom dosjeu zaposlenika. Očekuje se da će zaposlenici potpisati ovu dokumentaciju kako bi priznali da su dobili kopiju i pregledali sadržaj. (Potpis ne podrazumijeva suglasnost s izjavama u dokumentaciji.)

Ova dokumentacija također uključuje takve trajne zapise kao i potpisana prijava za zapošljavanje, pisane reference za zapošljavanje, prijave materijala kao što su životopisi i dopisnice, te pozadinske provjere. Drži se osim datoteke zaposlenika zaposlenika, takva dokumentacija kao i obrazac I-9 koji provjerava prihvatljivost zaposlenika za rad u SAD-u također se održava, kao što su medicinski zapisi, FMLA zapisi i tako dalje.

Dokumentacija može biti neformalna, kao u zapisniku upravitelja o svojim razgovorima s zaposlenikom tijekom godine. Važno je da rukovoditelji održavaju ovu dokumentaciju o svim članovima osoblja izvještavanja; niti jedan zaposlenik ne bi trebao biti izdvojen zbog izvedbe. (To se može smatrati diskriminacijom kasnije.)

Korištenje dokumentacije

Preporučuje se i dokumentiranje kritičnih incidenata, bilo pozitivnih ili negativnih, tako da menadžeri imaju evidenciju o uspješnosti zaposlenika koji obuhvaćaju vremensko razdoblje.

Dokumentacija se koristi na druge načine u organizacijama. To može uključivati ​​postupke, upute za rad i upute za računalne programe, da spomenemo samo nekoliko, ali u svrhu funkcije ljudskih resursa, to su uobičajene uporabe dokumentacije. A to su upute o dokumentiranju na odgovarajući način.

Uzorci dokumentacije izvedbe

Dokumentacija o izvedbi zaposlenika omogućit će vam discipliniranje, prestanak ili pravedan napredak, nagrađivanje i prepoznavanje zaposlenika. Bez dokumentacije, stvaranje slučaja za bilo koju od tih radnji je teško i potencijalno rizično za poslodavca.

Poslodavac mora izbjegavati bilo kakvu potencijalnu optužbu zbog diskriminirajućeg postupanja prema zaposlenicima. Pravda je na stranu, dobri poslodavci žele stvoriti radno okruženje koje je pošteno, dosljedno i podržava ciljeve zaposlenika i planove karijere.

Ovakvo okruženje podržava profesionalna dokumentacija menadžera o uspješnosti zaposlenika - i ponašanje pohvale i radnje kojima je potrebna ispravka ili poboljšanje. Ranije, kako dokumentirati razgovarano je detaljno. Ti uzorci daju vam više primjera odgovarajuće dokumentacije.

Uzorci dokumentacije

pogrešno:

Mark je obično kasno za posao. Mark nedostaje previše posla.

Pravo:

1. travnja: Mark je pozvao bolesne i propustio 8 sati rada.

4. travnja: Mark je stigao na posao u 10 sati, dva sata kasno od njegovog zakazanog vremena početka.

6. travnja: Mark zakazao imenovanje liječnika, a zatim je ostao doma da je instalirana nova peć.

12. travnja: Mark je pozvao bolesne i propustio 8 sati rada.

pogrešno:

Marija je nepouzdana. Jedva da ikada čini ono što se obvezala.

Pravo:

2. svibnja: Marija je obećala da će prvi nacrt prijedloga za proizvod biti dostupan za reviziju na današnjem tjednom sastanku. Marija nije izradila nacrt dokumenta kao što se i očekivalo. Rekla je da je previše zauzeta, a ljudi čija pomoć joj je potrebna nisu se vratili s njom.

Upravitelj je odgovorio: Koja vam je pomoć trebala? Informacija? Tko vam se nije vratio i što vam je trebalo?

Carl i Michael trebali su ažurirati Mariju o njihovom napretku.

Što vas tjera toliko zauzet da niste imali vremena pratiti svoju predanost? Čini previše obveza s ograničenim radnim vremenom kako bi ih ispunila.

Što mogu učiniti da vam pomognem?

Kada će nacrt dokumenta biti dostupan za pregled?

Ovi uzorci pružaju pregled onoga što učinkovita dokumentacija izgleda u usporedbi s dokumentacijom koja nije ispravno napisana. Slijedite ove savjete kako biste učinkovito i legalno dokumentirali pravila, izvedbu i događaje na vašem radnom mjestu.

Odricanje:Napominjemo da navedeni podaci, iako autoritativni, nisu zajamčeni za točnost i zakonitost. Stranicu čitaju publika širom svijeta, a zakoni i propisi o zapošljavanju razlikuju se od države do države i zemlje do zemlje. Tražite pravnu pomoć ili pomoć od državnih, saveznih ili međunarodnih državnih resursa kako biste bili sigurni da su vaša pravna tumačenja i odluke ispravne za vašu lokaciju. Te informacije služe kao smjernice, ideje i pomoć.