Popis za provjeru i Vodič za planiranje seminara

Potvrdite Svrha događaja

Prije provođenja bilo kakvih istraživanja o odabiru mjesta, provjerite jeste li upoznati s osnovnim ciljevima događaja:

• Tko je publika?
• Koja je tema seminara?
• Gdje se treba nalaziti?
• Zašto će ljudi sudjelovati?
• Kakav je program seminara?

02 Pregledajte Apex Event Specifications Guide

Vijeće za industriju konvencije uspostavilo je niz alata koji bi se trebali promatrati kao izvrstan izvor najboljih praksi koji će pomoći događaju ili planeru sastanka pratiti detalje planiranja događaja. Uz besplatne alate za preuzimanje, pomoći će bilo kojem planeru događaja da stvori popis relevantnih pojedinosti. To uključuje, ali nije ograničeno na:

• Profil događaja (datum, vrijeme, lokacija, kontakti itd.)
• Organizator događaja / kontakt informacije za domaćina
• Informacije o kontaktu dobavljača
• Profil sudionika
• Potrebni prostor
• Hrane i pića
• A / V zahtjevi
• Funkcija / postavljanje prostora

03 Izrada profila događaja

Jednom kada planer ima neka od temeljnih pitanja o pokrivenom događaju, vrijeme je da istražite moguće mjesto održavanja sastanka. Važno je tijesno surađivati ​​s organizatorom / domaćinom događaja kako biste odredili vrstu mjesta i gdje bi seminar mogao biti najprikladniji za organizator i goste (popis ideja može biti beskrajan):

• Lokalni hotel
• Lokalni konferencijski objekt
• Privatni restoran prostor
• Privatni klub muzej / galerija umjetnosti

04 Potrebe za seminarima i prijedlozi natječaja za natječaj.

Većina mjesta s radošću daju procjenu mogućeg seminara. Ugostiteljski ili prodajni kontakti trebaju sljedeće informacije o BEO-u:

• Mogući datum (i) za događaj
• Broj sudionika
• Stil postavljanja prostora (učionica, u-oblik, itd.)
• Vrijeme događaja (račun za postavljanje / uklanjanje)
• Zahtjevi za hranu i piće
• A / V potrebe (uključujući zaslone, mikrofone itd.)
• Postavljanje prostora

Savjet: Najam A / V tehničara koji će biti posvećen vašem događaju iz hotela.

Potvrdite i / ili razvite program

Vrlo je važno da planer događaja blisko radi s organizatorom / hostom događaja jer se dnevni red događaja često mijenja od početnog razgovora do stvarnog datuma događaja. Planer događaja mora biti spreman prilagoditi plan i tijesno surađivati ​​s prostorom kako bi se osiguralo da sve radi glatko.

Potvrdite BEO ugovor

Jednom kada planer poznaje ciljani broj polaznika i logističke zahtjeve za seminar, on ili ona trebaju osigurati prostor događaja i srodne zahtjeve. Većina sporazuma trebala bi omogućiti planeru mogućnost smanjenja / povećanja zahtjeva za hranom i pićem do određenog broja dana prije događaja. Međutim, mnogi će sporazumi ograničiti koliko će dopustiti grupi da smanji količinu, stoga dobro procijenite.

07 Kreirajte komunikacije i materijale za događaje

Ovo je predmet koji neki planeri mogu biti uključeni, dok drugi ne mogu. U osnovi, neki planeri sastanaka bit će odgovorni za svako od sljedećeg:

• Izrada pozivnica za događaje
• Tiskarski program i drugi materijali
• Osiguravanje darova / tombola sudionika
• Izrada bedža imena
• Događanje i prikazivanje događaja o dostavi

Raditi blisko s Hostom događaja za finalizaciju logistike

Prije događaja, postoji nekoliko važnih koraka koje planer sastanka dovršava prije događaja. To uključuje potvrdu sljedećeg:

• Zvučnici događaja
• Zahtjevi A / V događaja
• Broj sudionika događaja
• Uloga i odgovornosti domaćina
• Potrebe materijala za događaj (provjerite više puta)

09 Postavljanje događaja

Svakako dopustite vrijeme u rasporedu BEO za postavljanje događaja i preporuča se da stigne oko dva sata prije događaja.

Savjet: Ako je seminar zakazan ujutro, zatražite od prodajnog mjesta kontakta da dopusti grupi da postavlja noć prije (ali ne ostavljajte ništa vrijedno na javnom web mjestu).

Svi događajni materijali, brošuri, natpisi, zasloni, pokloni, tablice za registraciju, značke imena i još mnogo toga moraju biti spremni za događaj.

Upozorenje: ZvuÄŤnici ponekad mijenjaju slajdove prije noÄ ‡ i pruĹľaju nove prezentacije koje trebaju biti dodane na toÄŤku snage 10 minuta prije događaja.

10 Izvođenje događaja

Nakon što ste pripremili vrijeme za seminar. Očekujte sljedeće:

• Neki sudionici uvijek dolaze rano.
• Neki sudionici uvijek dolaze kasno.
• Često je neki tehnički propust.