ROI i ROO: Mjerenje vrijednosti događaja i sastanaka

Kada je u pitanju planiranje i provođenje logističkih događaja, planeri sastanka i događaja obično poznaju svoje procese događaja hladnoće. Istovremeno, većina organizacija sada prepoznaje vrijednost izgradnje odnosa s ključnim sastavnicama kroz različite događaje. To je dobra stvar za zanimanje.

Neki planeri događaja osjećaju olakšanje u ovoj fazi, konačno se prepoznaju ili promoviraju u više izvršnih uloga za svoj doprinos. No, u mnogim slučajevima, nije dovoljno jednostavno planirati i izvršiti veliki poslovni događaj. Poslovni događaji najčešće se smatraju ulaganjem u određenu svrhu, a planeri događaja trebaju razumjeti kako mjeriti vrijednost njihovih programa.

Mjerenje događaja za povrat ulaganja (ROI) ili povratak na ciljeve (ROO) može biti novi teritorij za neke planere, no to je vrsta napora koji će pomoći u širenju njihove uključenosti i ukupnog doprinosa organizaciji, objašnjava Tony Lorenz, bivši CMM, predsjednik Chicaga-based ProActive, Inc., tvrtke Freeman. ProActive je strateška i događajna agencija koja se fokusira na iskustvene marketinške usluge. Lorenz je sada direktor tvrtke AlliedPRA.

Osnove mjerenja događaja

Većina profesionalaca događaja prepoznaje da će mjerenje njihovih programa varirati od organizacije do organizacije. Jedan od razloga za to jest da su poslovni modeli široko različiti između korporacija, udruga, neprofitnih organizacija i drugih. Pa što su neki od načina na koje planeri događaja trebaju mjeriti svoje događaje?

Ako profesionalni događaj radi na financijskoj strani organizacije, od njega se može očekivati ​​da će mjeriti događaj na temelju financijske uštede. Na primjer, koja je ukupna dogovorena ušteda za hotelske sobe, prostor za sastanke, ugostiteljstvo itd.?

Ako profesionalni događaj radi na poslovnoj strani organizacije, od njega se može očekivati ​​da mjere događaj na temelju doprinosa programa ukupnom poslovnom planu. Na primjer, organiziranje seminara kao dio sveukupnog pokretanja proizvoda koji uključuje više poslovnih jedinica.

I gotovo svi planeri događaja će kritički pogledati što je dobro prošlo i što bi se moglo poboljšati u budućnosti. Je li događaj došao unutar proračuna? Je li klijent zadovoljan ishodom?

I dok je svaki pristup svakako valjan oblik mjerenja, oni imaju tendenciju da se usredotoče samo na mjerenja na većini taktičkih razina. Stručnjaci događaja danas bi trebali tražiti da uspostave načine kako svojim doprinosima događaja učiniti mnogo strateškim.

Mjerenje strateškog događaja

Lorenz objašnjava da se ROI susreta može vidjeti u dvije različite dimenzije: na razini organizacije i sudionika:

1. Organizacija može vidjeti ROI grupiranjem svih troškova i uspoređivanjem s vrijednostima koje procjenjuje organizacija. A onda određuje financijske prednosti događaja. na razini organizacije i na razini sudionika.
2. ROI na razini sudionika može se mjeriti na individualnoj razini i procjenjuje vrijednost po osnovi sudionika.

Proaktivno savjetuje klijente da slijede strateški, kreativni proces koji utječe na događaje, a Lorenz preporučuje da se usredotočite na mjerenje stavova. Osobito je djelotvoran za velike događaje:

• Otkriće. Otkriće bi se trebalo pojaviti u ranoj fazi, tako da planeri mogu uključiti ključne dionike kako bi definirali sadržaj sastanka, zvučnike itd. Planeri trebaju uključiti ključne dionike koji mogu definirati strateške ciljeve i za organizaciju koja organizira događaj i sudionike sastanka. To se može postići tražeći od njih da dovrše kratko, šest do osam otvorenih pitanja.
• Pregled prije događaja. Ovo je vrijeme kada sastanak ili planer događaja može definirati neke mjerljive mjere za ROI i ROO. Pregledajte široki uzorak pozvanih osoba da identificiraju svoje probleme, probleme i potrebe na više razina. To će pomoći planeru da definira mjerila mjerenja za sastanke sudionika.
• Polazna točka prije sastanka Core-7. Ovaj korak daje mjeru psihološkim i bihevioralnim percepcijama sudionika sastanka o predmetima identificiranim tijekom otkrića.

1. Znanje / razumijevanje ("znam")
2. Mišljenja / percepcije / uvjerenja ("slažem se")
3. Osjećaji / stavovi ("želim")
4. Sposobnosti / vještine ("mogu")
5. Namjere / obveza ("Hoću")
6. Ponašanja ("radim")
7. Rezultati poslovanja / utjecaji - ROI ("Ja sam isporuka vrijednosti")

• Izrada sastanka. Razumijevajući ciljeve dionika i percepciju sudionika, planeri sada mogu definirati ključne ciljeve samog sastanka i kako će se te poruke prikazati. Kakve prezentacije? Ukoliko program uključuje interaktivne radionice? Hoće li se traderski pult biti koristan u edukaciji sudionika? Koje alate upotrebljavate za prenošenje i pojačavanje poruke? Tko bi trebao služiti kao govornik?
• Zadržite sastanak ili događaj.
• Anketa poslije događaja / mjerila. Nakon događaja, važno je izmjeriti koliko je program uspješno izveden na onim referentnim vrijednostima koji su definirani na temelju rezultata otkrića i pretkaznavanja. Je li program doveo do promjena u stavovima, percepcijama, uvjerenjima itd.? Hoće li sudionici djelovati na te promjene?
• Prateći poslovni učinak.Strateško mjerenje zahtijeva fokus na dugoročni utjecaj na zadovoljavanje ponašanja sudionika. Ovo je također dobro vrijeme za utvrđivanje financijskih i nefinancijskih učinaka programa.

Prijedlozi za optimizaciju procesa mjerenja sastanka

Lorenz nudi šest smjernica za pomoć planerima sastanaka kako bi se poboljšao njihov povratak na događaje:

1. Primijenite postupak prije sastanka / prije sastanka.
2. Izmjerite psihološke, ponašajuće i financijske dimenzije.
3. Upotrijebite mjerenje ROI-ja za velike, važne sastanke
4. Izmjerite i pratite rezultate iz godine u godinu.
5. Uspostaviti profesionalne standarde i vještine osoblja.
6. Poboljšati tijekom vremena

Prijedlozi za mjerenje manjih događaja

Da bi bili sigurni, formalni program mjerenja za pojedini program bit će koristan za velike, skuplje događaje. Ali što je s ostalim poslovnim događajima koji su planirani tijekom cijele godine - je li moguće primijeniti mjerenja događaja na stotine manjih događaja koji su planirani tijekom cijele godine?

Naravno.

Lorenz sugerira da organizacije prepoznaju pet ili šest bitnih pitanja koja su ključna za organizaciju. Zatim, izmjerite različite događaje kako biste utvrdili je li niz događaja učinio psihološki, ponašanje ili financijski utjecaj.

Prikupiti rezultate. Na primjer, ako organizacija drži 30 sličnih događaja tijekom cijele godine na različitim tržištima s sličnim mjerilima, to svakako može pružiti kvalitativne i kvantitativne mjere.

"Izolirajte uspjeh i podignite mjere od tamo", savjetuje Lorenz.

Ključni dionici u organizaciji imat će konačnu riječ o učinkovitosti onih koji su uključeni u događaj ili niz događaja koji će odrediti koliko bi se kredita trebalo dati onima koji su pomogli u planiranju događaja.