Uspješan postupak odabira dobavljača

Postupak odabira dobavljača može biti vrlo složen i emocionalni pothvat ako ne znate kako je pristupiti od samog početka. Evo pet koraka za odabir pravog dobavljača za vašu tvrtku. Ovaj vodič će vam pokazati kako analizirati vaše poslovne zahtjeve, potragu za potencijalnim dobavljačima, voditi tim u odabiru dobitnog dobavljača i pružiti vam uvid u pregovore o ugovoru i izbjegavati pregovaračke pogreške.

Analizirajte poslovne zahtjeve

Prije nego počnete prikupljati podatke ili obavljati intervjue, sastavite tim ljudi koji imaju zainteresiran interes za ovaj proces odabira dobavljača. Prvi zadatak koji je potreban tim za odabir dobavljača jest definirati, u pisanom obliku, proizvod, materijal ili uslugu koju tražite dobavljač. Zatim definirajte tehničke i poslovne zahtjeve. Također, odredite zahtjeve dobavljača. Konačno, objavite svoj dokument na područja relevantna za taj proces odabira dobavljača i potražite njihov unos.

Neka tim analizira komentare i izradi konačni dokument. U sažetku:

1. Skupite evaluacijski tim
2. Odredite proizvod, materijal ili uslugu
3. Odredite tehničke i poslovne zahtjeve
4. Odredite zahtjeve dobavljača
5. Objavite dokument zahtjeva za odobrenje

Traženje dobavljača

Sada kada imate ugovor o poslovnim zahtjevima i dobavljačima, tim mora početi tražiti moguće dobavljače koji će moći isporučiti materijal, proizvod ili uslugu. Što je veći opseg procesa odabira dobavljača, više prodavača trebali biste staviti na stol. Naravno, svi dobavljači neće ispuniti vaše minimalne zahtjeve, a tim će morati odlučiti koji će dobavljači tražiti više informacija. Zatim napišite zahtjev za informacijama (RFI) i pošaljite je odabranim dobavljačima.

Konačno, ocijenite njihove odgovore i odaberite mali broj dobavljača koji će napraviti "Kratki popis" i prijeći na sljedeći krug. U sažetku:

1. Sastavite popis mogućih dobavljača
2. Odaberite dobavljače da biste zatražili dodatne informacije
3. Napišite zahtjev za informacijama (RFI)
4. Procijenite odgovore i izradite "kratki popis" dobavljača

Zahtjev za prijedlog (RFP) i zahtjev za ponudu (RFQ)

Definirani su poslovni zahtjevi i imate kratki popis dobavljača koje želite procijeniti. Sada je vrijeme da napišete zahtjev za prijedlog ili zahtjev za ponudu. Koji god format odlučili, vaš RFP ili RFQ treba sadržavati sljedeće odjeljke:

1. Detalji podnošenja
2. Uvod i izvršni sažetak
3. Pregled poslovanja i pozadina
4. Detaljne specifikacije
5. Pretpostavke i ograničenja
6. Uvjeti i odredbe
7. Kriteriji odabira

Procjena prijedloga i odabir dobavljača

Glavni cilj ove faze je smanjivanje ljudske emocije i političkog pozicioniranja kako bi se postigla odluka koja je u najboljem interesu tvrtke. Budite temeljiti u svojoj istrazi, tražite unos svih zainteresiranih strana i koristite sljedeću metodologiju kako biste vodili tim u jedinstvenu odluku o odabiru dobavljača:

1. Prethodni pregled svih prijedloga dobavljača
2. Snimanje poslovnih zahtjeva i zahtjeva dobavljača
3. Dodijelite vrijednost važnosti za svaki zahtjev
4. Dodijelite vrijednost izvedbe za svaki zahtjev
5. Izračunajte ukupni rezultat izvedbe
6. Odaberite dobitnog dobavljača

Ugovorne pregovaračke strategije

Završna faza u postupku odabira dobavljača razvija strategiju pregovaranja o ugovoru. Zapamtite, želite "partnera" s dobavljačem, a ne "odnijeti ih čišćenicima". Pregledajte svoje ciljeve za pregovaranje o ugovoru i plan za pregovore obuhvatite sljedeće stavke:

1. Popis rangira svoje prioritete zajedno s alternativama
2. Znati razliku između onoga što vam treba i onoga što želite
3. Znaj svoju dno crta, tako da znate kada hodati
4. Odredite sva vremenska ograničenja i mjerila
5. Procijenite potencijalne obveze i rizike
6. Povjerljivost, ne natjecanje, rješavanje sporova, promjene u zahtjevima
7. Učinite isto za svog dobavljača (tj. Prošetajte kilometar u svojim cipelama)

Pogreške u pregovaranju o ugovoru

Najmanju pogrešku može ubiti inače produktivan proces pregovaranja o ugovoru. Izbjegavajte pogreške u pregovaranju s ugovorima i izbjegavajte ugroziti inače produktivan proces pregovaranja o ugovoru