Popis vještina upravljanja vremenom i primjeri

Koje su vještine upravljanja vremenom i zašto su oni važni poslodavcima? Upravljanje vremenom znači učinkovito raditi, a poslodavci u svakoj industriji traže zaposlenike koji mogu optimalno iskoristiti vrijeme koje im je na raspolaganju. Ušteda vremena štedi novac organizacije i povećava prihod.

Zaposlenici koji dobro upravljaju svoje vrijeme su produktivniji, učinkovitiji i vjerojatnije će ispuniti rokove. Oni se usredotočuju na najvažnije i vremenski osjetljive poslove i ograničavaju količinu vremena izgubljenu na nebitne dužnosti.

Učinkovito upravljanje vremenom zahtijeva da osoblje analizira svoje radno opterećenje, dodijeli prioritete i održi fokus na produktivnim nastojanjima. Zaposlenici koji su izvrsni upravitelji vremena mogu eliminirati distractions i nabaviti podršku od kolega kako bi pomogli ostvariti svoje ciljeve.

Tijekom razgovora o poslu

Potrebne su vještine upravljanja vremenom, kao i druge soft vještine. Anketari će postavljati pitanja kako bi procijenili vašu sposobnost upravljanja vremenom i vrijeme vašeg tima ako ste u nadzornoj ulozi.

Pregledajte ova pitanja o intervjuima upravljanja vremenom prije vaših intervjua za posao, tako da ste spremni odgovoriti konkretnim primjerima kako učinkovito upravljate svojim opterećenjem.

Vrhunske vještine

Davanje prioritetaObično je nemoguće učiniti sve što vam treba i želite učiniti sve odjednom, ali ako dobro odredite prioritete, trebali biste moći obaviti najvažnije zadatke u redoslijedu koji ima smisla. Prilikom dodjeljivanja prioriteta, razmotrite čimbenike kao kada treba izvršiti svaki zadatak, koliko dugo to može potrajati, koliko je to važno za druge u organizaciji, što bi se moglo dogoditi ako se zadatak ne izvrši i hoće li neki zadatak biti prekinut zbog potrebe čekanja nekog drugog.

ZakazivanjeZakazivanje je važno, a ne samo zbog toga što se određeni zadaci moraju obaviti u određeno vrijeme. Zakazivanje utječe na vaš dan, vaš tjedan, vaš mjesec, kao i druge ljude, njihove projekte, te kratke i dugoročne planove za projekte i zadatke. Većina ljudi također ima određena doba dana kada su sve manje energije i postaju produktivnija kada se rasporedi u skladu s tim. Raspored može biti dobar način da se izbjegne odugovlačenje.

Imajući popis obvezaPopisi obveza (pravilno određeni prioritet i integrirani s vašim rasporedom) izvrstan su način za izbjegavanje zaboravljanja na nešto važno. Oni su također sjajan način da se izbjegne cijeli dan razmišljati o svemu što morate učiniti. Sjećanje na zadatke traži energiju, a razmišljanje o svemu što morate učiniti cijeli tjedan može biti iscrpljujuće i neodoljivo. Splitite sve potrebne zadatke na popis za svaki dan, a vi se nećete više morati brinuti o svemu. Pogledajte samo današnji popis.

odmaranjeOdmaranje, iako se čini kontradiktornim, važna je vještina upravljanja vremenom. Iako dugo radno vrijeme ili preskakanje prekida može ponekad poboljšati produktivnost u kratkoročnom razdoblju, iscrpljenost će kasnije osigurati da prosječna produktivnost zapravo padne. Osim rijetkih hitnih slučajeva, važno je oduprijeti se iskušenju prekomjernog rada. Uključite potrebne pauze i razumno vrijeme odustajanja, u svoj raspored.

delegacijaOvisno o vrsti posla koji radite, možda ćete moći delegirati neke zadatke. Znati što da delegirati i kada je vještina. Neki se odupiru delegiranju, bilo zbog toga što žele zadržati kontrolu ili jer žele uštedjeti novac tako što ne zapošljavaju asistente. Oba pristupa u konačnici su povrijedili produktivnost i povećali troškove.

Zapamtite, međutim, da ako vježbate vrijeme upravljanja marljivo i još uvijek možete dobiti sve što ste učinili, vi svibanj biti težak to učiniti previše. Bolje je uspjeti u nekoliko zadataka nego pokušati i onda uspjeti na mnogima.

Primjeri na radnom mjestu

A - E

• Prilagodba planova za promjenu okolnosti
• Dodjeljivanje vremena za određene zadatke
• Analiziranje procesa i odabir najjednostavnijeg načina za ostvarivanje zadatka
• Tražite pomoć kada preplavite zahtjeve
• Pohvala da ne kažem neprikladnim zahtjevima koji odvraćaju od središnjih dužnosti
• Napadajući složenije poslove kada imate najveću energiju i najoštrije koncentracije
• Revizija kako se vrijeme troši
• Izbjegavanje prekomjernog malog razgovora s kolegama
• Izbjegavanje odugovlačenja; djelujući umjesto da se brinu
• Razbijanje šireg cilja u manje dijelove i fokusiranje na jedan korak u isto vrijeme
• Rastavljanje projekata u upravljive dijelove
• Stvaranje dnevnih, tjednih i mjesečnih popisa
• Izrada rasporeda
• Delegiranje više rutinskih zadataka na osoblje niže razine
• Dobro jesti za održavanje energije
• Uklanjanje vremenskih gubitaka
• Vježbanje i sudjelovanje u drugim aktivnostima koje smanjuju stres tijekom slobodnog vremena kako bi se povećala energija pri radu

F - Z

• Olakšavanje učinkovitih sastanaka; pridržavajući se vremenskih okvira za sastanke
• Grupiranje sličnih zadataka kako bi se ograničilo vrijeme prijelaza
• Održavanje organiziranog radnog područja
• multitasking; glatko se prebacuje iz jednog zadatka u drugi
• Otvorenost na učinkovitije načine obavljanja poslova
• Organiziranje digitalnih datoteka za jednostavno pronalaženje
• Planirate svoj dan prije ili prije ujutro
• Prioritetiranje zahtjeva i zahtjeva
• Prioritetiranje popisa projekata i usredotočivanje na zadatke s višom vrijednosti s više neposrednih rokova
• Točnost
• Stavite mobitele na stranu kako biste uklonili distrakciju osobnih poruka, osim ako to nije potrebno za rad
• Pregledavanje izvedbe i uklanjanje odstupanja od prioriteta
• Postavljanje dnevnih, tjednih i mjesečnih ciljeva
• Postavljanje realnih standarda za kvalitetu i izbjegavanje perfekcionizma
• Postavljanje određenih vremena za odgovaranje na e-poštu
• Uzimanje kratkih prekida za vraćanje energije
• Dodirivanje svakog komada papira ili čitanje svake e-poruke samo jednom, kad god je to moguće